Bilanzierungspflicht Grenzen 2026: Wer bilanzieren muss und ab wann

Gewerbetreibende müssen nach § 141 AO bilanzieren, wenn ihr Betrieb mehr als 800.000 Euro Umsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 Euro Gewinn im Wirtschaftsjahr hatte und das Finanzamt sie darauf hingewiesen hat. Diese Grenzen gelten seit 2024 und sind 2026 unverändert. Kaufleute im Sinne des HGB sind unabhängig davon buchführungspflichtig, Einzelkaufleute aber befreit, solange sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen jeweils höchstens 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss haben. Freiberufler fallen nicht unter § 141 AO.

Welche Grenzen gelten 2026?

Zwei Gesetze regeln, wer Bücher führen und eine Bilanz aufstellen muss: das Handelsgesetzbuch für Kaufleute und die Abgabenordnung für das Steuerrecht. Die Werte sind seit dem Wachstumschancengesetz vom März 2024 gleich hoch.

	§ 141 AO	§ 241a HGB
Wen sie betrifft	gewerbliche Unternehmer, Land- und Forstwirte	Befreiung für Einzelkaufleute
Umsatz	mehr als 800.000 € im Kalenderjahr	höchstens 800.000 € Umsatzerlöse
Gewinn	mehr als 80.000 € im Wirtschaftsjahr	höchstens 80.000 € Jahresüberschuss
Gilt seit	Umsätze und Gewinne ab 2024	Fassung seit 28. März 2024

Vorher lagen die Grenzen des § 141 AO bei 600.000 Euro Umsatz und 60.000 Euro Gewinn. Bei § 141 AO reicht es, wenn eine der beiden Grenzen überschritten ist. Ein Handwerksbetrieb mit 650.000 Euro Umsatz und 95.000 Euro Gewinn liegt beim Umsatz darunter, beim Gewinn darüber, und kann deshalb eine Mitteilung des Finanzamts erhalten. Die Grenzen gelten für jeden Betrieb einzeln. Wer zwei getrennte Betriebe führt, rechnet ihre Umsätze und Gewinne nicht zusammen. Beim Umsatz zählt der Gesamtumsatz im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, beim Gewinn der steuerliche Gewinn des einzelnen Betriebs. Die Befreiung nach § 241a HGB setzt dagegen voraus, dass beide Werte an zwei Stichtagen in Folge eingehalten sind.

Kaufleute nach HGB: Wer ist ohnehin buchführungspflichtig?

Jeder Kaufmann muss nach § 238 HGB Bücher führen, soweit ihn § 241a HGB nicht befreit. Diese Pflicht gilt über § 140 AO auch für die Steuer. Kaufmann ist:

• wer ein Gewerbe betreibt, das nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert (§ 1 HGB),
• wer als Kleingewerbetreibender seine Firma freiwillig ins Handelsregister eintragen lässt (§ 2 HGB),
• jede Handelsgesellschaft, also etwa OHG und KG (§ 6 HGB), sowie die GmbH, die kraft Gesetzes als Handelsgesellschaft gilt (§ 13 Abs. 3 GmbHG).

Für Handelsgesellschaften wie OHG, KG und GmbH gibt es keine Befreiung nach Umsatz oder Gewinn. § 241a HGB gilt nur für Einzelkaufleute. Bei einer Neugründung reicht es, wenn die Grenzen am ersten Abschlussstichtag eingehalten sind.

Einzelunternehmer: Wann müssen Sie bilanzieren?

Als Einzelunternehmer müssen Sie bilanzieren, wenn Sie Kaufmann sind und die Befreiung nach § 241a HGB nicht greift, oder wenn das Finanzamt Sie nach § 141 AO dazu auffordert. Sind Sie Kaufmann, etwa als eingetragener Kaufmann (e. K.), bewahrt Sie nur § 241a HGB vor der Bilanz. Die Befreiung entfällt, wenn an einem der beiden maßgeblichen Stichtage mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse oder mehr als 80.000 Euro Jahresüberschuss erzielt wurden.

§ 141 AO betrifft auch Gewerbetreibende, die keine Kaufleute sind. Überschreitet Ihr Betrieb eine der Grenzen, kann das Finanzamt Sie auffordern, künftig Bücher zu führen und jährlich Abschlüsse zu machen. Dann gelten zentrale Vorschriften des HGB sinngemäß, darunter die Pflicht zur Inventur und zur Eröffnungsbilanz.

Ob Ihr Gewerbe einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert, hängt nach § 1 HGB von Art und Umfang des Betriebs ab. Das beurteilen wir gern im Einzelfall.

Freiberufler: keine Buchführungspflicht nach § 141 AO

§ 141 AO erfasst nur gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte. Freiberufler wie Ärzte, Architekten, Rechtsanwälte, Ingenieure oder Journalisten fallen nicht darunter, ganz gleich, wie hoch Umsatz oder Gewinn sind. Kaufleute im Sinne des HGB sind sie als Freiberufler in der Regel auch nicht, weil sie kein Gewerbe betreiben.

Freiberufler dürfen ihren Gewinn deshalb per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln. Anders ist es, wenn sie ihre Tätigkeit in einer GmbH ausüben oder wenn das Finanzamt die Tätigkeit steuerlich als gewerblich einstuft. Wo diese Grenze verläuft, hängt vom Einzelfall ab.

EÜR oder Bilanz: Was ist der Unterschied?

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG stellt die Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenüber, maßgeblich ist grundsätzlich, wann Geld eingeht oder abfließt. Bei der Bilanz ergibt sich der Gewinn aus dem Vergleich des Betriebsvermögens am Anfang und am Ende des Jahres. Die EÜR steht allen offen, die nicht zur Buchführung verpflichtet sind und auch freiwillig keine Bücher führen. Wer freiwillig Bücher führt und Abschlüsse macht, ermittelt seinen Gewinn per Bilanz.

In der Bilanz zählen Forderungen schon, wenn die Leistung erbracht ist, auch wenn der Kunde noch nicht gezahlt hat. Verbindlichkeiten, Rückstellungen und Vorräte fließen ein. Dafür ist eine doppelte Buchführung nötig, dazu eine jährliche Inventur und eine Gewinn- und Verlustrechnung.

Für Sie bedeutet der Wechsel mehr Aufwand in der laufenden Buchhaltung und einen jährlichen Jahresabschluss. Was ein Jahresabschluss über die wirtschaftliche Lage Ihres Unternehmens zeigt, steht im Beitrag Jahresabschluss: mehr als Pflicht.

Ab wann gilt die Pflicht? Die Mitteilung des Finanzamts

Die steuerliche Buchführungspflicht nach § 141 AO gilt ab dem Wirtschaftsjahr, das auf die Bekanntgabe einer Mitteilung des Finanzamts folgt (§ 141 Abs. 2 AO). Das Überschreiten der Grenze allein löst sie nicht aus, das Finanzamt muss Sie zuerst auf den Beginn hinweisen. Geht Ihnen die Mitteilung im Herbst 2026 zu und entspricht Ihr Wirtschaftsjahr dem Kalenderjahr, bilanzieren Sie ab dem 1. Januar 2027.

Die Pflicht endet erst mit Ablauf des Wirtschaftsjahres, das auf das Jahr folgt, in dem das Finanzamt feststellt, dass die Voraussetzungen nicht mehr vorliegen. Ein einzelnes schwächeres Jahr beendet sie also nicht von selbst. Übernehmen Sie einen buchführungspflichtigen Betrieb im Ganzen, geht die Pflicht ohne neue Mitteilung auf Sie über (§ 141 Abs. 3 AO).

Die Pflicht nach dem HGB braucht keine Mitteilung. Sie beginnt, sobald Sie Kaufmann sind oder die Befreiung nach § 241a HGB entfällt.

Was Sie tun sollten

1. Grenzen jährlich prüfen. Vergleichen Sie nach Jahresende Umsatz und Gewinn mit 800.000 und 80.000 Euro, auch wenn Sie bisher eine EÜR machen.
2. Kaufmannseigenschaft klären. Sind Sie im Handelsregister eingetragen oder ist Ihr Betrieb kaufmännisch eingerichtet, gilt das HGB unabhängig von einer Mitteilung des Finanzamts.
3. Mitteilung ernst nehmen. Notieren Sie das Datum der Bekanntgabe. Zum Beginn des nächsten Wirtschaftsjahres brauchen Sie eine Inventur, eine Eröffnungsbilanz und eine Buchführung, die darauf aufbaut.
4. Umstellung rechtzeitig planen. Software, Kontenrahmen und Belegfluss sollten vor dem Stichtag stehen.

Ob und ab wann Sie bilanzieren müssen, hängt von Ihrer Rechtsform, Ihrer Tätigkeit und Ihren Zahlen ab. Das prüfen wir gern mit Ihnen, sprechen Sie uns an.