Kleinunternehmerregelung 2026: Grenzen, Gründung und Rechnung

Kleinunternehmer ist 2026, wer im Jahr 2025 nicht mehr als 25.000 Euro Gesamtumsatz hatte und 2026 nicht mehr als 100.000 Euro erzielt. Gezählt werden die eingenommenen Entgelte ohne Umsatzsteuer. Wer im laufenden Jahr die 100.000 Euro überschreitet, muss schon für den Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, Umsatzsteuer berechnen. Für Gründer gilt im ersten Jahr nach Auffassung der Finanzverwaltung die Grenze von 25.000 Euro.

Welche Umsatzgrenzen gelten 2026?

Die Grenzen stehen in § 19 Abs. 1 UStG und gelten in dieser Form seit dem 1. Januar 2025. Beide Bedingungen müssen erfüllt sein.

Prüfung	Grenze	maßgeblich für 2026
Vorjahr	höchstens 25.000 €	Gesamtumsatz 2025
laufendes Jahr	höchstens 100.000 €	Gesamtumsatz 2026

Seit 2025 zählt nur, was im Jahr eingenommen wurde. Eine Prognose für das laufende Jahr, wie sie bis 2024 verlangt war, spielt keine Rolle mehr.

Ein Beispiel: Ihr Umsatz 2025 lag bei 24.000 Euro, 2026 werden es 40.000 Euro. Dann bleiben Sie 2026 Kleinunternehmer, weil Sie unter 100.000 Euro bleiben. Für 2027 ist die Regelung aber ausgeschlossen, weil der Vorjahresumsatz dann über 25.000 Euro liegt.

Vorsteuer aus Ihren Einkäufen dürfen Sie als Kleinunternehmer nicht vom Finanzamt zurückholen. Umsatzsteuer-Voranmeldungen und eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung müssen Sie nicht abgeben, solange das Finanzamt Sie nicht ausdrücklich dazu auffordert (§ 19 Abs. 1 UStG).

Umsatzgrenze: brutto oder netto?

Die Grenzen sind Nettogrenzen. Gesamtumsatz ist nach § 19 Abs. 2 UStG die Summe der steuerbaren Umsätze nach vereinnahmten Entgelten. Das Entgelt enthält keine Umsatzsteuer. Als Kleinunternehmer stellen Sie ohnehin keine in Rechnung, sodass der eingenommene Betrag zählt.

Nicht mitgerechnet werden:

• Verkäufe von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens, etwa Ihres alten Firmenwagens,
• bestimmte steuerfreie Umsätze, zum Beispiel aus Heilbehandlungen oder der Vermietung von Wohnraum.

Betreiben Sie mehrere Tätigkeiten als Einzelunternehmer, etwa einen Onlinehandel und eine Beratung, werden die Umsätze zusammengerechnet. Eine GbR prüft die Grenzen für die Gesellschaft als Ganzes.

Neugründung: Welche Grenze gilt im ersten Jahr?

Im Gründungsjahr gibt es keinen Vorjahresumsatz. Nach Auffassung der Finanzverwaltung darf der Umsatz im ersten Jahr deshalb 25.000 Euro nicht überschreiten. Der Gesetzestext selbst regelt den Fall nicht eindeutig.

Eine Hochrechnung auf ein volles Jahr gibt es seit 2025 nicht mehr. Gründen Sie am 1. Juli 2026 und nehmen bis Dezember 20.000 Euro ein, bleiben Sie Kleinunternehmer. Überschreiten Sie im Gründungsjahr die 25.000 Euro, endet die Regelung mit dem Umsatz, der die Grenze überschreitet. Lag der Umsatz im Gründungsjahr bei höchstens 25.000 Euro, gilt im zweiten Jahr die normale Prüfung mit der Grenze von 100.000 Euro für das laufende Jahr.

Welche weiteren steuerlichen Entscheidungen bei der Gründung anstehen, besprechen wir in der Gründungsberatung.

Was passiert, wenn Sie 2026 die 100.000 Euro überschreiten?

Ab dem Umsatz, mit dem Sie die Grenze von 100.000 Euro im laufenden Jahr überschreiten, sind Sie regelbesteuert. Dieser Umsatz selbst ist bereits umsatzsteuerpflichtig, ebenso alle folgenden im selben Jahr. Es gibt keine Schonfrist bis zum Jahresende.

Ein Beispiel: Sie haben bis Anfang Dezember 97.500 Euro eingenommen, dann geht eine Zahlung über 5.000 Euro ein. Damit liegen Sie bei 102.500 Euro. Auf die gesamten 5.000 Euro fällt Umsatzsteuer an, bei 19 Prozent sind das 950 Euro, wenn der Betrag als Nettopreis vereinbart war. Haben Sie dem Kunden 5.000 Euro ohne Umsatzsteuer berechnet, ist die Steuer in diesem Betrag enthalten. Sie müssen 798,32 Euro herausrechnen, abführen und selbst tragen.

Ab diesem Zeitpunkt gelten für Sie die üblichen Pflichten, also Rechnungen mit Steuerausweis und in der Regel Umsatzsteuer-Voranmeldungen. Im Folgejahr sind Sie ohnehin regelbesteuert, weil der Vorjahresumsatz über 25.000 Euro lag.

Was muss auf eine Rechnung als Kleinunternehmer?

§ 34a UStDV nennt die Mindestangaben für Rechnungen von Kleinunternehmern:

• vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden,
• Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• das Ausstellungsdatum,
• Menge und Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung,
• das Entgelt und ein Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer angewendet wird, etwa „Steuerfrei nach § 19 Abs. 1 UStG (Kleinunternehmer)“.

Umsatzsteuer dürfen Sie nicht ausweisen. Tun Sie es trotzdem, schulden Sie den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt (§ 14c Abs. 2 UStG), ohne dass Ihr Kunde ihn als Vorsteuer abziehen darf.

Kleinunternehmer und E-Rechnung

Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Nach § 34a UStDV dürfen sie ihre Rechnungen dauerhaft auf Papier oder als PDF übermitteln. Empfangen müssen aber auch sie seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen von anderen Unternehmen. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür, Sie brauchen aber ein Programm, das die XML-Dateien lesbar macht. Wer die Kleinunternehmergrenzen überschreitet, fällt unter die allgemeinen Fristen, Einzelheiten im Beitrag zur E-Rechnung Pflicht.

Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung: Option und Bindung

Sie können auf die Regelung verzichten und Ihre Umsätze wie jeder andere Unternehmer versteuern. Die Erklärung gegenüber dem Finanzamt ist bis Ende Februar des zweiten Folgejahres möglich, für 2026 also bis zum 29. Februar 2028. Sie wirkt ab Beginn des Jahres, für das sie gelten soll, ist unwiderruflich und bindet Sie mindestens fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 UStG).

Der Verzicht kann sich lohnen, wenn Ihre Kunden überwiegend Unternehmen sind, die die Umsatzsteuer als Vorsteuer zurückholen, oder wenn Sie hohe Investitionen planen und die Vorsteuer daraus erstattet haben möchten. Bei Privatkunden müssen Sie die Umsatzsteuer dann auf den Preis aufschlagen oder aus Ihrer Marge tragen. Wie die Rechnung in Ihrem Fall aussieht, hängt von Ihren Kunden und Kosten ab.

Was Sie im laufenden Jahr tun sollten

1. Zahlungseingänge laufend summieren. Prüfen Sie monatlich, wo Sie gegenüber 25.000 und 100.000 Euro stehen, besonders im Gründungsjahr.
2. Große Aufträge vorher prüfen. Bringt ein Auftrag Sie über die Grenze, vereinbaren Sie den Preis zuzüglich Umsatzsteuer.
3. Rechnungsvorlage kontrollieren. Steuernummer oder USt-IdNr. und der Hinweis auf § 19 UStG gehören in Ihre Vorlage.
4. E-Rechnungen empfangen können. Richten Sie eine Rechnungsadresse und ein Anzeigeprogramm ein.
5. Einkommensteuer nicht vergessen. Die Regelung betrifft nur die Umsatzsteuer. Ihren Gewinn ermitteln Sie weiter, meist per Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Ab wann eine Bilanz nötig wird, steht im Beitrag zu den Grenzen der Bilanzierungspflicht 2026.

Ob die Regelung oder der Verzicht für Sie günstiger ist, rechnen wir gern mit Ihnen durch, sprechen Sie uns an.