Jahresabschluss erstellen lassen: Inhalt, Größenklassen, Fristen

Wer den Jahresabschluss erstellen lässt, bekommt mindestens eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), so verlangt es § 242 HGB von jedem bilanzierenden Kaufmann. Kapitalgesellschaften wie die GmbH ergänzen ihn um einen Anhang, sofern sie keine Kleinstkapitalgesellschaft sind, und ab mittlerer Größe um einen Lagebericht. Aufzustellen ist der Abschluss einer Kapitalgesellschaft in den ersten drei Monaten des neuen Geschäftsjahres. Kleine Gesellschaften haben bis zu sechs Monate Zeit, wenn das einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entspricht. Offengelegt wird er beim Unternehmensregister, spätestens zwölf Monate nach dem Stichtag.

Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?

Die Pflicht trifft Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuchs, also jede GmbH, UG, AG, OHG und KG und grundsätzlich auch Einzelkaufleute. Einzelkaufleute sind befreit, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen jeweils nicht mehr als 800.000 Euro Umsatz und 80.000 Euro Jahresüberschuss erzielen (§ 241a HGB). Steuerlich genügt dann in der Regel die Einnahmenüberschussrechnung, sofern nicht die eigenen Grenzen des § 141 AO greifen. Wie die beiden Grenzen zusammenspielen, steht im Beitrag zur Bilanzierungspflicht.

Das Steuerrecht kennt eine eigene Buchführungspflicht für gewerbliche Unternehmer, mit denselben Grenzen von 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn (§ 141 AO). Sie beginnt erst mit dem Wirtschaftsjahr nach der Mitteilung durch das Finanzamt. Freiberufler, die allein oder in einer Partnerschaft arbeiten, sind keine Kaufleute und fallen auch nicht unter § 141 AO. Welche Grenze für Sie gilt und ab wann, steht im Beitrag zur Bilanzierungspflicht 2026.

Was gehört zum Jahresabschluss?

Bilanz und GuV bilden den Jahresabschluss jedes Kaufmanns. Die Bilanz stellt Vermögen und Schulden zum Stichtag gegenüber, die GuV die Erträge und Aufwendungen des Jahres. Bei Kapitalgesellschaften kommen je nach Größenklasse weitere Teile dazu:

Größe	Aufzustellen	Offenzulegen
Kleinstkapitalgesellschaft	Bilanz, GuV; Anhang entfällt, bestimmte Angaben stehen unter der Bilanz	nur die Bilanz, wahlweise per Hinterlegung
Kleine Kapitalgesellschaft	Bilanz, GuV, Anhang; kein Lagebericht	Bilanz und Anhang (ohne Angaben zur GuV)
Mittelgroße und große Kapitalgesellschaft	Bilanz, GuV, Anhang, Lagebericht; Prüfung durch einen Abschlussprüfer	festgestellter Jahresabschluss, Lagebericht, Bestätigungsvermerk

Der Anhang erläutert die Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden. Der Lagebericht beschreibt Geschäftsverlauf, Lage und Risiken des Unternehmens. Kapitalgesellschaften, die nicht klein sind, müssen Abschluss und Lagebericht prüfen lassen (§ 316 HGB). Ohne Prüfung kann der Abschluss dann nicht festgestellt werden.

Welche Größenklasse gilt für Ihr Unternehmen?

Die Größenklasse richtet sich nach § 267 und § 267a HGB. Eine Gesellschaft gehört in eine Klasse, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen mindestens zwei der drei Merkmale nicht überschreitet.

Größenklasse	Bilanzsumme bis	Umsatzerlöse bis	Arbeitnehmer bis
Kleinst	450.000 €	900.000 €	10
Klein	7,5 Mio. €	15 Mio. €	50
Mittelgroß	25 Mio. €	50 Mio. €	250
Groß	darüber	darüber	darüber

Diese Werte wurden 2024 angehoben. Sie gelten für Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2023 beginnen, auf Wunsch schon für das Geschäftsjahr 2023. Für die Arbeitnehmerzahl zählt der Durchschnitt aus den vier Stichtagen 31. März, 30. Juni, 30. September und 31. Dezember. Auszubildende werden nicht mitgerechnet.

Welche Fristen gelten?

Schritt	Frist	Grundlage
Aufstellung, Kapitalgesellschaft	3 Monate nach Ende des Geschäftsjahres	§ 264 Abs. 1 HGB
Aufstellung, kleine Kapitalgesellschaft	bis zu 6 Monate, wenn das einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entspricht	§ 264 Abs. 1 HGB
Aufstellung, Einzelkaufmann und Personengesellschaft	in der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit	§ 243 Abs. 3 HGB
Feststellung durch die Gesellschafter einer GmbH	8 Monate, bei kleinen GmbH 11 Monate	§ 42a Abs. 2 GmbHG
Offenlegung beim Unternehmensregister	spätestens 12 Monate nach dem Stichtag	§ 325 Abs. 1a HGB

Steuerlich geht der Abschluss zusammen mit den Jahreserklärungen als E-Bilanz ans Finanzamt, also elektronisch im amtlichen Datensatz (§ 5b EStG). Erstellt eine Kanzlei die Erklärungen für 2025, endet die Abgabefrist am 1. März 2027, weil der 28. Februar 2027 ein Sonntag ist. Mehr dazu im Beitrag zur Abgabefrist für die Steuererklärung 2025.

Wie läuft die Offenlegung ab?

Für Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2021 begonnen haben, gehen die Unterlagen an das Unternehmensregister und nicht mehr an den Bundesanzeiger. Eingereicht wird über die Publikations-Plattform des Bundesanzeiger Verlags. Wer übermittelt, muss sich vorher einmalig elektronisch identifizieren. Kleinstkapitalgesellschaften können ihre Bilanz zur dauerhaften Hinterlegung einreichen, wenn sie mitteilen, dass sie die Grenzen des § 267a HGB einhalten.

Wer zu spät offenlegt, erhält vom Bundesamt für Justiz eine Androhung mit einer Frist von sechs Wochen. Das angedrohte Ordnungsgeld liegt zwischen 2.500 und 25.000 Euro. Wird erst nach Ablauf der sechs Wochen offengelegt, setzt das Bundesamt es herab, bei Kleinstkapitalgesellschaften auf 500 Euro und bei kleinen Kapitalgesellschaften auf 1.000 Euro (§ 335 HGB).

Welche Unterlagen braucht die Kanzlei?

Wenn die laufende Buchhaltung bei uns liegt, haben wir den größten Teil schon. Für den Abschluss fehlen meist diese Angaben zum Stichtag:

• Inventur: Bestände an Waren, Material und unfertigen Arbeiten mit Mengen und Werten
• Kontoauszüge aller Geschäftskonten und der Kassenbestand zum Stichtag
• Liste der offenen Forderungen und Verbindlichkeiten
• Darlehensverträge mit Tilgungsplänen und Zinsbescheinigungen
• Rechnungen zu Anschaffungen und Verkäufen von Anlagegütern, etwa Fahrzeugen und Maschinen
• neue oder geänderte Miet-, Leasing- und Versicherungsverträge
• offene Urlaubsansprüche und Überstunden der Mitarbeiter
• laufende Rechtsstreitigkeiten, Gewährleistungsfälle und andere Risiken
• Gesellschafterbeschlüsse und Verträge mit Gesellschaftern, bei Einzelunternehmen Privatentnahmen und Einlagen

So läuft der Jahresabschluss mit uns

1. Die laufende Buchhaltung des Jahres wird abgeschlossen und abgestimmt.
2. Wir buchen Abschreibungen, Rückstellungen und Abgrenzungen und bewerten Vorräte und Forderungen.
3. Den Entwurf besprechen Sie mit uns. Dabei entscheiden Sie, ob Spielräume genutzt werden, um Steuern zu senken, oder ob der Abschluss vor einem Bankgespräch wirtschaftliche Stärke zeigen soll.
4. Der Kaufmann unterzeichnet den Abschluss mit Datum, bei mehreren persönlich haftenden Gesellschaftern unterschreiben alle (§ 245 HGB). Bei der GmbH stellen die Gesellschafter ihn fest.
5. Danach folgen die E-Bilanz mit den Steuererklärungen und die Offenlegung beim Unternehmensregister.

Die Gebühr richtet sich nach § 35 StBVV. Für Bilanz und GuV fallen 10/10 bis 40/10 einer vollen Gebühr nach Tabelle B an, gemessen am Mittel aus Bilanzsumme und Jahresleistung. Bei einem Gegenstandswert von 1 Million Euro sind das 1.126 bis 4.504 Euro zuzüglich Umsatzsteuer, die Steuererklärungen werden gesondert berechnet. Weitere Beispiele stehen im Beitrag zu den Steuerberater-Kosten. Wie wir Abschluss und laufende Beratung verbinden, lesen Sie unter Steuerberatung und Jahresabschluss.