E-Rechnung Pflicht: Was seit 2025 gilt und was 2027 und 2028 kommt

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen empfangen können. Ausstellen müssen Sie E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro lag. Für alle anderen endet die Übergangszeit am 31. Dezember 2027, ab 2028 gilt die Pflicht für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich für alle. Kleinunternehmer und Rechnungen bis 250 Euro sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen.

Was ist eine E-Rechnung, und warum zählt ein PDF nicht mehr?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht. So steht es seit 2025 in § 14 Abs. 1 UStG. Gemeint ist ein Datensatz, den eine Buchhaltungssoftware ohne Abtippen auslesen kann: Rechnungsnummer, Beträge, Steuersatz, Leistungsdatum und alle anderen Pflichtangaben stehen in festen Feldern. Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG sind dieselben wie bei jeder anderen Rechnung.

Ein PDF ist kein solcher Datensatz, auch wenn es am Bildschirm wie eine ordentliche Rechnung aussieht. Das Gesetz nennt PDF-Dateien, Word-Dokumente, Scans und Papierrechnungen seit 2025 „sonstige Rechnungen“. Sie sind nur noch erlaubt, solange eine der Übergangsregeln greift oder eine Ausnahme vorliegt.

Welche Formate sind zulässig: XRechnung und ZUGFeRD

In der Praxis decken zwei Formate die Anforderungen ab. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Sichtansicht. ZUGFeRD ist ein hybrides Format, ein PDF mit eingebetteter XML-Datei, und erfüllt die Vorgaben ab Version 2.0.1. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht aus. Andere Formate sind möglich, wenn Aussteller und Empfänger sie vereinbaren und sich die Angaben richtig und vollständig in ein normgerechtes Format übertragen lassen.

Das zweite BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat geklärt, was bei fehlerhaften Dateien gilt. Hat eine Datei einen Formatfehler, gilt sie als sonstige Rechnung. Wo eine E-Rechnung vorgeschrieben ist, fehlt dem Empfänger dann die formale Grundlage für den Vorsteuerabzug, und er muss eine korrekte E-Rechnung nachfordern.

Ab wann gilt die E-Rechnung Pflicht? Die Fristen 2025 bis 2028

Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Sie betreffen nur das Ausstellen, für den Empfang gibt es keine Übergangszeit.

Zeitraum	Empfang	Ausstellen an inländische Unternehmen
2025 und 2026	Pflicht	Papier ohne Zustimmung, PDF und andere Formate mit Zustimmung des Empfängers
2027, Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €	Pflicht	E-Rechnung; EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers noch bis 31.12.2027
2027, Gesamtumsatz 2026 bis 800.000 €	Pflicht	weiter Papier ohne Zustimmung, PDF mit Zustimmung
ab 1.1.2028	Pflicht	E-Rechnung für alle, soweit keine Ausnahme greift

Maßgeblich für 2027 ist der Gesamtumsatz des Jahres 2026 im Sinne von § 19 Abs. 2 UStG. Das ist die Summe der steuerbaren Umsätze nach vereinnahmten Entgelten, also ohne Umsatzsteuer. Bestimmte steuerfreie Umsätze und Verkäufe von Anlagevermögen bleiben außen vor. Ob Sie ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen müssen, entscheiden also Ihre Zahlungseingänge im Jahr 2026.

Die Grenze von 800.000 Euro bezieht sich auf den Rechnungsaussteller. Ein kleiner Betrieb kann also 2027 E-Rechnungen von großen Lieferanten erhalten und selbst noch PDF-Rechnungen verschicken, wenn seine Kunden zustimmen. Umgekehrt muss ein großes Unternehmen auch an kleine Geschäftskunden E-Rechnungen schicken.

Solange eine Übergangsregel greift, bleibt eine PDF-Rechnung mit Zustimmung des Empfängers eine ordnungsgemäße Rechnung. Der Vorsteuerabzug hängt in dieser Zeit also nicht am Format.

Stand Oktober 2026 sind diese Fristen unverändert. Eine Verschiebung der Stufe 2027 ist nicht beschlossen. Auf EU-Ebene ist mit dem Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) ein Meldesystem für grenzüberschreitende Umsätze ab dem 1. Juli 2030 vorgesehen. In deutsches Recht umgesetzt ist es bisher nicht.

Wer ist von der Ausstellungspflicht ausgenommen?

Die Pflicht betrifft nur Rechnungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind. Ausgenommen sind:

• Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Sie dürfen ihre Rechnungen nach § 34a UStDV dauerhaft als sonstige Rechnung übermitteln. Mehr dazu in unserem Beitrag zur Kleinunternehmerregelung 2026.
• Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro (§ 33 UStDV).
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten.
• Rechnungen an Privatpersonen. Hier bleibt es bei Papier oder PDF.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa viele Heilbehandlungen oder die Vermietung von Wohnraum.

Empfang: Was gilt seit dem 1. Januar 2025?

Seit 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen entgegennehmen können, auch Kleinunternehmer und Betriebe, die selbst noch Papierrechnungen schreiben. Ist der Rechnungsaussteller zur E-Rechnung verpflichtet, braucht er Ihre Zustimmung nicht. Sie können eine E-Rechnung in diesem Fall also nicht ablehnen und auf einem PDF bestehen.

Für den Empfang genügt nach Auskunft der Finanzverwaltung ein E-Mail-Postfach. Eine XML-Datei lässt sich ohne passendes Programm kaum lesen, Sie brauchen also eine Software, die die Daten anzeigt oder direkt in die Buchhaltung übernimmt. Aufbewahren müssen Sie Rechnungen acht Jahre (§ 14b UStG), und zwar im Ursprungsformat. Der XML-Datensatz muss unverändert erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder ein reines Bild der Rechnung reicht nicht.

Was sollten Unternehmen bis Ende 2026 tun?

Bis zum 1. Januar 2027 sollten Sie Ihren Gesamtumsatz 2026 einschätzen und Rechnungsprogramm, Rechnungseingang und Archiv vorbereiten. In dieser Reihenfolge gehen Sie am besten vor:

1. Gesamtumsatz 2026 einschätzen. Liegen Ihre Zahlungseingänge 2026 voraussichtlich über 800.000 Euro, müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Liegen sie darunter, beginnt die Pflicht am 1. Januar 2028.
2. Rechnungsprogramm prüfen. Fragen Sie Ihren Anbieter, ob die Software XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erzeugt, und zwar in einem Profil oberhalb von MINIMUM und BASIC-WL. Testen Sie eine Rechnung mit einem Validierungsprogramm, bevor Sie umstellen.
3. Eingang festlegen. Richten Sie eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen ein und teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit. Klären Sie, wie die XML-Dateien von dort in Ihre Finanzbuchhaltung gelangen. Wenn Sie Belege bereits digital austauschen, etwa über DATEV Unternehmen online, sprechen Sie mit uns über den passenden Weg.
4. Archiv klären. Legen Sie fest, wo die XML-Dateien acht Jahre lang unverändert liegen.
5. Stammdaten pflegen. Prüfen Sie Anschriften, Steuernummern und Bestellnummern Ihrer Kunden.

Ob für Ihr Unternehmen 2027 oder 2028 gilt und ob eine Ausnahme greift, hängt von Ihren Umsätzen und Ihrem Kundenkreis ab. Das prüfen wir gern anhand Ihrer Zahlen, sprechen Sie uns an.