Buchhaltung auslagern: Was Sie abgeben können und was es kostet

Wer die Buchhaltung auslagert, gibt das Kontieren und Buchen der Belege, die Abstimmung der Konten und meist auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die monatlichen Auswertungen an eine Steuerkanzlei oder einen selbständigen Buchhalter ab. Ein Buchhalter darf seit dem 1. September 2026 nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG Kontenpläne anlegen, laufende Geschäftsvorfälle buchen und die Lohnabrechnung machen, die Umsatzsteuer-Voranmeldung und den Jahresabschluss aber nicht. Beim Steuerberater kostet die Buchführung nach § 33 StBVV im Monat 2/10 bis 12/10 einer Gebühr nach Tabelle C, bei 300.000 Euro Jahresumsatz also 71,80 bis 430,80 Euro, die Umsatzsteuer-Voranmeldung eingeschlossen.

Welche Aufgaben können Sie auslagern?

Auslagern lässt sich der größte Teil der Arbeit, die nach dem Eingang eines Belegs anfällt. Typisch sind diese Aufgaben:

• Kontieren und Buchen der Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kassen- und Bankbewegungen
• Abstimmung der Bankkonten und der offenen Posten bei Kunden und Lieferanten
• Umsatzsteuer-Voranmeldung und, bei Lieferungen ins EU-Ausland, die Zusammenfassende Meldung
• monatliche Auswertungen wie die BWA und eine Kostenrechnung
• Jahresabschluss oder Einnahmenüberschussrechnung
• Lohn- und Gehaltsabrechnung, dazu mehr im Beitrag Lohnabrechnung auslagern

Im Unternehmen bleiben das Sammeln der Belege, das Schreiben der eigenen Rechnungen und die Freigabe von Zahlungen. Mit DATEV Unternehmen online legen Sie selbst fest, wo die Grenze verläuft. Manche Mandanten kontieren ihre Belege vor, andere laden sie nur hoch.

Steuerberater oder Buchhalter: Wer darf was?

Geschäftsmäßige Hilfe in Steuersachen ist nach dem Steuerberatungsgesetz (StBerG) Steuerberatern, Rechtsanwälten, Wirtschaftsprüfern, vereidigten Buchprüfern und ihren Gesellschaften vorbehalten (§ 3 StBerG). Selbständige Buchhalter arbeiten mit einer gesetzlichen Ausnahme. Seit dem 1. September 2026 steht sie in § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG, vorher in § 6 Nr. 4.

Die Ausnahme setzt voraus, dass die Arbeit in der Verantwortung einer Person liegt, die eine kaufmännische Abschlussprüfung oder eine gleichwertige Vorbildung hat und danach mindestens drei Jahre mit mindestens 16 Wochenstunden in der Buchhaltung gearbeitet hat. Solche Personen dürfen sich „Buchhalter” nennen (§ 8 Abs. 4 StBerG).

Tätigkeit	Steuerberater	Selbständiger Buchhalter
Kontenplan anlegen	ja	ja
Laufende Geschäftsvorfälle buchen	ja	ja
Laufende Lohnabrechnung und Lohnsteuer-Anmeldung	ja	ja
Umsatzsteuer-Voranmeldung	ja	nein
Abschlussbuchungen, Jahresabschluss, Einnahmenüberschussrechnung	ja	nein
Steuererklärungen, Vertretung gegenüber dem Finanzamt	ja	nein

Zur Umsatzsteuer-Voranmeldung hat der Bundesfinanzhof am 7. Juni 2017 entschieden, dass Buchhalter sie nicht erstellen dürfen, auch wenn die Software sie automatisch aus der Buchhaltung erzeugt (Az. II R 22/15). Das Gericht begründet das damit, dass die Voranmeldung Kenntnisse des gesamten Umsatzsteuerrechts verlangt. Im April 2024 hat der BFH bekräftigt, dass die Ausnahme eng auszulegen ist und nicht einmal einen Antrag auf Erlass eines Verspätungszuschlags zur Lohnsteuer-Anmeldung abdeckt (Az. VII R 22/21). Beide Urteile betreffen die alte Fassung. Auch die neue Fassung nennt die Umsatzsteuer-Voranmeldung nicht. Wer mit einem Buchhalter arbeitet, braucht für Voranmeldung, Abschluss und Erklärungen daher zusätzlich einen Steuerberater und hat zwei Ansprechpartner für dieselben Zahlen.

Was kostet es, die Buchhaltung auszulagern?

Für Steuerberater regelt § 33 der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) die Buchführungsgebühr. Sie wird monatlich berechnet, der Rahmen hängt davon ab, wie viel Arbeit bei der Kanzlei liegt:

• Buchführung einschließlich Kontieren der Belege: 2/10 bis 12/10 einer vollen Gebühr nach Tabelle C
• Buchführung nach Belegen, die Sie selbst kontiert haben: 1/10 bis 6/10
• Buchführung nach Daten, die Sie selbst erfassen: 1/20 bis 10/20, zuzüglich der Vergütung für Datenverarbeitung

Der Gegenstandswert ist bei bilanzierenden Unternehmen der höhere Betrag aus Jahresumsatz und Summe der Aufwendungen, bei der Einnahmenüberschussrechnung der höhere aus Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben. Die Gebühr für die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist damit abgegolten (§ 33 Abs. 8 StBVV).

Jahresumsatz	Volle Gebühr Tabelle C	Monatsgebühr 2/10 bis 12/10
150.000 €	230 €	46,00 bis 276,00 €
300.000 €	359 €	71,80 bis 430,80 €
500.000 €	512 €	102,40 bis 614,40 €
1.000.000 €	872 €	174,40 bis 1.046,40 €

Alle Beträge verstehen sich zuzüglich Auslagen und Umsatzsteuer, die Werte gelten seit der Anhebung zum 1. Juli 2025. Wo im Rahmen die Gebühr liegt, bestimmt die Kanzlei nach Umfang und Schwierigkeit der Arbeit (§ 11 StBVV). Eine höhere oder niedrigere Vergütung kann in Textform vereinbart werden (§ 4 StBVV). Sonstige Arbeiten rund um die Buchführung werden nach Zeit abgerechnet, mit 16,50 bis 41 Euro je angefangene Viertelstunde (§ 13 StBVV). Was Steuererklärungen und Jahresabschluss kosten, zeigt der Beitrag zu den Steuerberater-Kosten.

Für selbständige Buchhalter gilt die StBVV nicht, sie vereinbaren ihre Preise frei.

In welchem Rhythmus wird gebucht?

Der Rhythmus richtet sich meist nach der Umsatzsteuer-Voranmeldung, weil die Buchhaltung bis zu deren Abgabe stehen muss. Abzugeben ist sie bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums. Nach § 18 UStG ist das in der Regel das Kalendervierteljahr. Lag die Umsatzsteuer im Vorjahr über 9.000 Euro, ist monatlich anzumelden. Bei höchstens 2.000 Euro kann das Finanzamt von den Voranmeldungen befreien.

Wer seine Zahlen enger verfolgen will, etwa vor einem Bankgespräch oder in einer Wachstumsphase, kann auch wöchentlich buchen lassen. Die BWA zeigt jeweils den Stand der letzten Buchung.

Welche Unterlagen braucht die Kanzlei?

Zum Start einmalig:

• letzter Jahresabschluss oder letzte Einnahmenüberschussrechnung, bei einem Wechsel die Summen- und Saldenliste
• Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Angaben zu einer Dauerfristverlängerung
• Verträge mit laufenden Zahlungen: Miete, Leasing, Darlehen, Versicherungen
• Liste der offenen Forderungen und Verbindlichkeiten zum Übergabestichtag

Laufend in jedem Buchungszeitraum:

• alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen, einschließlich E-Rechnungen
• Kontoauszüge oder die digitale Bankanbindung
• Kassenbuch oder Kassenberichte, Kreditkartenabrechnungen
• Hinweise zu Sonderfällen, etwa Privatentnahmen, Anzahlungen oder Bewirtungen

So lagern Sie die Buchhaltung aus

1. Halten Sie fest, wer heute was macht und wie viele Belege im Monat anfallen.
2. Lassen Sie sich die Gebühr nach § 33 StBVV oder eine Vergütungsvereinbarung in Textform geben.
3. Wählen Sie einen Übergabestichtag, am besten zum Beginn eines Monats, Quartals oder Jahres.
4. Sorgen Sie dafür, dass der bisherige Buchhalter oder Berater die Daten übergibt.
5. Erteilen Sie der Kanzlei eine Vollmacht für das Finanzamt. Erst dann kann sie die Voranmeldungen übermitteln.

Was wir in der Buchhaltung übernehmen und wie wir mit Ihnen zusammenarbeiten, steht unter Finanz- und Lohnbuchhaltung.