Steuerberater wechseln: Kündigung, Unterlagen, Vollmacht und Ablauf

Sie können Ihren Steuerberater in aller Regel jederzeit und ohne Angabe von Gründen wechseln, weil der Steuerberatungsvertrag als Dienstvertrag über Dienste höherer Art nach § 627 BGB fristlos kündbar ist. Die bisherige Kanzlei muss Ihnen die Unterlagen herausgeben, die sie von Ihnen oder für Sie erhalten hat (§ 66 Absatz 2 StBerG), darf sie aber bis zur Bezahlung offener Gebühren zurückhalten. Die neue Kanzlei hinterlegt eine neue Vollmacht bei der Finanzverwaltung und übernimmt Ihre Daten, bei zwei DATEV-Kanzleien über das DATEV-Rechenzentrum.

Wie kündigen Sie das Mandat beim Steuerberater?

Der Steuerberatungsvertrag ist in der Regel ein Geschäftsbesorgungsvertrag mit Dienstvertragscharakter. Nach § 627 BGB kann ein solcher Vertrag ohne wichtigen Grund fristlos gekündigt werden, wenn der Beauftragte Dienste höherer Art leistet, die auf besonderem Vertrauen beruhen, und nicht in einem dauernden Dienstverhältnis mit festen Bezügen steht. Der Bundesgerichtshof hat das für Steuerberater bestätigt (Urteil vom 11.02.2010, IX ZR 114/09). Danach bleibt die Kündigung auch möglich, wenn für einen Teilbereich, etwa die laufende Buchhaltung, eine feste monatliche Pauschale vereinbart ist. Eine Klausel in vorformulierten Vertragsbedingungen, die die Kündigung nur einmal im Jahr zuließ, hat der BGH für unwirksam erklärt.

Lesen Sie trotzdem Ihren Vertrag. Ob eine darin vereinbarte Frist im Einzelfall wirksam ist, hängt von der Gestaltung ab. Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor, aus Beweisgründen kündigen Sie am besten schriftlich. In das Schreiben gehören:

• die Kündigung des Mandats und das Datum, zu dem sie wirken soll
• die Bitte um Herausgabe Ihrer Unterlagen innerhalb einer angemessenen Frist
• die Zustimmung, dass Ihre Daten an die neue Kanzlei übertragen werden, mit deren Namen
• der Widerruf der bisherigen Vollmacht

Für die bis zur Kündigung erbrachte Arbeit darf die bisherige Kanzlei einen entsprechenden Teil der Vergütung verlangen (§ 628 Absatz 1 BGB).

Welche Unterlagen muss die bisherige Kanzlei herausgeben?

Herauszugeben sind grundsätzlich alle Dokumente, die der Steuerberater aus Anlass seiner Tätigkeit von Ihnen oder für Sie erhalten hat (§ 66 Absatz 2 StBerG). Dazu zählen zum Beispiel Belege, Verträge, Kontoauszüge und Bescheide. Das gilt nach Absatz 4 auch für elektronisch gespeicherte Dokumente. Nicht herausgeben muss er die Korrespondenz zwischen Ihnen und der Kanzlei, Dokumente, die Sie bereits im Original oder in Kopie erhalten haben, und seine internen Arbeitspapiere.

Das Zurückbehaltungsrecht steht in § 66 Absatz 3 StBerG. Die Kanzlei darf die Herausgabe verweigern, bis ihre Gebühren und Auslagen bezahlt sind, außer das Zurückhalten wäre unangemessen. Stehen noch Rechnungen offen, klären Sie das vor oder mit der Kündigung, damit die Herausgabe nicht daran hängt.

Wie kommen Ihre DATEV-Daten zur neuen Kanzlei?

Arbeiten beide Kanzleien mit DATEV, lassen sich die Mandantendaten im DATEV-Rechenzentrum auf die Beraternummer der neuen Kanzlei übertragen. Beauftragt wird das per Auftragsformular oder online. So gehen Buchungen, Kontenpläne und Vorjahre ohne Medienbruch über. Wir sind eine DATEV-Kanzlei und arbeiten mit DATEV Unternehmen online, sodass auch Ihre Belege digital zu uns gelangen.

Ob Sie von der bisherigen Kanzlei die Zustimmung zur Übertragung verlangen können, hängt nach dem Bundesgerichtshof davon ab, ob die gespeicherten Daten das vertraglich geschuldete Arbeitsergebnis enthalten oder nur vorbereitende Arbeiten (Urteil vom 11.03.2004, IX ZR 178/03). Auch hier hilft es, offene Rechnungen vorher zu begleichen.

Was passiert mit der Vollmacht beim Finanzamt?

Steuerberater können Vollmachten elektronisch über die Vollmachtsdatenbank der Bundessteuerberaterkammer an die Finanzverwaltung übermitteln (§ 80a AO). Wurde Ihre Vollmacht so übermittelt und widerrufen Sie sie, muss die bisherige Kanzlei das unverzüglich auf diesem Weg mitteilen (§ 80a Absatz 1 AO). Gegenüber dem Finanzamt wird der Widerruf erst wirksam, wenn er dort eingeht (§ 80 Absatz 1 AO).

Die neue Kanzlei lässt sich von Ihnen eine Vollmacht erteilen und übermittelt sie ebenfalls über die Vollmachtsdatenbank. Darin legen Sie fest, ob Steuerbescheide an die Kanzlei gehen und ob sie Ihre beim Finanzamt gespeicherten Daten abrufen darf, etwa für die vorausgefüllte Steuererklärung. Solange der Wechsel nicht verarbeitet ist, kann ein Bescheid noch bei der bisherigen Kanzlei landen. Klären Sie deshalb, wer in der Übergangszeit eingehende Post weiterleitet.

Was kostet ein Steuerberaterwechsel?

Kosten entstehen an zwei Stellen. Die bisherige Kanzlei rechnet die bis zur Kündigung erbrachten Leistungen ab, nach Ihrer Vereinbarung oder nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV). Bei der neuen Kanzlei kann Aufwand für die Einarbeitung anfallen, etwa für die Übernahme der Vorjahreswerte. Wie hoch das ist, hängt vom Umfang Ihres Mandats ab. Wie Steuerberater grundsätzlich abrechnen, erklärt der Beitrag zu den Steuerberater-Kosten.

Wann ist ein guter Zeitpunkt für den Wechsel?

Am wenigsten Reibung entsteht an einem klaren Schnitt. Für Unternehmen ist das meist der Wechsel des Wirtschaftsjahres, nachdem die bisherige Kanzlei den Jahresabschluss und die Steuererklärungen für das abgelaufene Jahr fertiggestellt hat. Für die Lohnabrechnung bietet sich der Jahreswechsel an, damit ein Kalenderjahr in einer Hand bleibt.

Ungünstig ist ein Wechsel mitten in einem laufenden Jahresabschluss, während einer Betriebsprüfung oder kurz vor einer Abgabefrist. Lässt sich der Zeitpunkt nicht frei wählen, sagen Sie der neuen Kanzlei früh, welche Fristen laufen und welche Arbeiten offen sind.

Ablauf in sechs Schritten

1. Neue Kanzlei wählen und klären, welche Leistungen sie übernimmt, von der Buchhaltung bis zum Jahresabschluss.
2. Kündigen Sie schriftlich bei der bisherigen Kanzlei, mit Herausgabeverlangen und Zustimmung zur Datenübertragung.
3. Vollmacht erteilen: Die neue Kanzlei übermittelt sie an die Finanzverwaltung.
4. Daten übertragen: bei DATEV über das Rechenzentrum, sonst per Export.
5. Fristen abgleichen: offene Erklärungen, Einspruchsfristen, laufende Prüfungen.
6. Zugänge umstellen, etwa für Belegportale und die Lohnabrechnung.

Für die Übernahme braucht die neue Kanzlei in der Regel die letzten Steuerbescheide, den letzten Jahresabschluss mit Anlagenverzeichnis, die Steuererklärungen der Vorjahre und eine Übersicht über laufende Fristen. Je vollständiger diese Unterlagen am Anfang vorliegen, desto weniger Rückfragen entstehen in den ersten Monaten.

Wenn Sie einen Wechsel überlegen, besprechen wir gern, wie die Übernahme in Ihrem Fall ablaufen würde. Sie erreichen uns über die Kontaktseite.