DATEV Unternehmen online: Funktionen, Apps und Ablauf mit der Kanzlei

DATEV Unternehmen online ist die Cloud-Anwendung, über die Sie Ihre Belege digital an die Steuerkanzlei geben, Rechnungen bezahlen und die Auswertungen Ihrer Buchhaltung abrufen. Kanzlei und Unternehmen arbeiten dabei auf demselben Datenbestand im DATEV-Rechenzentrum in Deutschland. Papierbelege fotografieren Sie mit der kostenlosen App DATEV Upload mobil, angemeldet wird mit der App DATEV SmartLogin. Bestellt und eingerichtet wird das Programm über die Kanzlei, die auch festlegt, wer in Ihrem Unternehmen welche Daten sehen darf.

Was ist DATEV Unternehmen online?

DATEV Unternehmen online ist ein Paket aus mehreren Bereichen, die auf einen gemeinsamen Datenbestand zugreifen. Im Belegbereich (DATEV Belege online) liegen Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen, durchsuchbar nach Betrag oder Geschäftspartner. Im Bankbereich sehen Sie Ihre Kontoumsätze und geben Zahlungen frei. Dazu kommen ein Kassenbuch mit bis zu 99 Kassen, ein Bereich für Lohndaten und die Auswertungen, die wir als Kanzlei nach dem Buchen bereitstellen.

Einige Funktionen sind Zusatzmodule, die gesondert bestellt werden: DATEV Belegfreigabe online für die Prüfung von Eingangsrechnungen, DATEV Auftragswesen next für Angebote und Rechnungen, DATEV Personal für Personalakte und Monatsdaten sowie der DATEV Liquiditätsmonitor online.

Den Belegbereich stellt DATEV seit dem 20. Mai 2026 stufenweise auf eine neue Version um, zuerst für eine erste Zielgruppe. Weitere Funktionen plant DATEV ab Ende Oktober 2026, etwa das Bezahlen direkt aus dem Belegbild heraus (Stand Oktober 2026).

Wie kommen die Belege ins System?

Für fast jede Belegquelle gibt es einen eigenen Weg. Welche Sie nutzen, hängt davon ab, wie Ihre Rechnungen heute eingehen.

Weg	Wofür
DATEV Upload mobil (App)	Papierbelege mit dem Smartphone fotografieren und übertragen, Dateien aus anderen Apps über „Öffnen in” übernehmen
DATEV Upload online	Dateien im Browser per Drag & Drop hochladen und einer Kategorie zuordnen
DATEV Upload Mail	Rechnungen aus dem E-Mail-Postfach weiterleiten
DATEV Belegtransfer	Belege aus Ordnern oder Vorsystemen automatisch übertragen
DATEV-Datenservices Rechnungswesen	Belegbilder und Rechnungsdaten direkt aus Fremdsoftware übernehmen
DATEV E-Rechnungspostfach	E-Rechnungen empfangen und automatisch weiterleiten

Der Begriff Belegbilderservice taucht in diesem Zusammenhang oft auf. Gemeint ist der DATEV Belegbilderservice Rechnungswesen, eine Schnittstelle, über die andere Programme, zum Beispiel ein Kassen- oder Rechnungsprogramm, ihre Belegbilder ohne Umweg nach Belege online liefern. Für Papierbelege im Büro bleibt die App der übliche Weg, alternativ ein Scanner mit Upload über den Browser.

Der DATEV Buchungsassistent online liest Belegdaten per Texterkennung aus. Bei E-Rechnungen nutzt er die maschinenlesbaren XML-Daten. Über eine Notizfunktion geben Sie uns Hinweise zu einzelnen Belegen, etwa zum Anlass einer Bewirtung.

Bankanbindung: Kontoumsätze und Zahlungen

Ihre Kontoumsätze werden per PIN/TAN oder EBICS abgerufen und automatisch den passenden Belegen zugeordnet. Damit liegen uns die Umsätze für die Buchhaltung digital vor. Überweisungen und Lastschriften lösen Sie direkt in der Anwendung aus, ein separates Banking-Programm ist dafür nicht nötig.

Für den Abgleich von Belegen und Zahlungen braucht ein Nutzer sowohl das Recht für Belege als auch das Recht für Kontoumsätze. DATEV hat den Kontoumsatzprozess überarbeitet. Neue Anwender nutzen ihn seit dem 20. Mai 2026, für bestehende Anwender läuft seit dem dritten Quartal 2026 eine Pilotphase.

Welche Auswertungen sehen Sie?

Nach jedem Buchungslauf stellen wir die Auswertungen in DATEV Unternehmen online bereit. Die wichtigste ist die BWA, die betriebswirtschaftliche Auswertung. Sie zeigt Erlöse, Kosten und das vorläufige Ergebnis des Monats und der bisherigen Monate des Jahres. Daneben finden Sie Kontoblätter, die Liste offener Posten (OPOS), das Werteblatt zur Umsatzsteuer-Voranmeldung und eine Erfolgsübersicht. Für den Lohn stehen Lohnjournal und Lohnsteuer-Anmeldung bereit.

Wie aktuell diese Zahlen sind, hängt vom Buchungsrhythmus ab, den Sie mit uns vereinbaren. Wie wir Buchhaltung und Reporting für Sie aufsetzen, steht unter Finanz- und Lohnbuchhaltung.

Wer darf was sehen?

Die Zugriffsrechte vergibt die Kanzlei in der DATEV-Rechteverwaltung, und zwar je Person. Die Rechte hängen am Zugangsmedium dieser Person, also an DATEV SmartLogin oder an einem mIDentity-Stick mit SmartCard. DATEV nennt als Beispiel eine Auszubildende, die nur Belege hochladen darf, während die Geschäftsführung auch Auswertungen und Personaldaten sieht. Löschrechte für bereits bearbeitete Belege und vertrauliche Ordner werden gesondert vergeben.

Sie sagen uns, wer in Ihrem Unternehmen was braucht, wir setzen es um. Scheidet jemand aus, geben Sie uns Bescheid, damit wir die Rechte entziehen.

Was hat DATEV Unternehmen online mit der E-Rechnung zu tun?

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 gilt die Pflicht grundsätzlich für alle übrigen Unternehmen (§ 27 Abs. 38 UStG). Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Die Einzelheiten stehen in unserem Beitrag zur E-Rechnungspflicht.

Für den Empfang bietet DATEV das E-Rechnungspostfach an. Es nimmt Rechnungen über das Peppol-Netzwerk, das TRAFFIQX-Netzwerk oder per E-Mail entgegen, prüft sie gegen die europäische Norm EN 16931 und leitet sie automatisch nach DATEV Unternehmen online weiter. Der Empfang ist kostenfrei. Für den Versand hochgeladener oder in Fremdsoftware erstellter Rechnungen berechnet DATEV 0,50 Euro je Ausgangsrechnung, aus DATEV-Rechnungsprogrammen ist er kostenfrei. Archivieren lassen sich Rechnungen im Postfach selbst nicht, das geschieht in Belege online.

Was heißt GoBD-konforme Ablage?

Die GoBD sind die Vorgaben der Finanzverwaltung, wie Bücher und Belege elektronisch geführt und aufbewahrt werden müssen. In Belege online werden die Belege laut DATEV revisionssicher im DATEV-Rechenzentrum archiviert. Die Fristen selbst regelt § 147 AO:

Unterlage	Aufbewahrung
Bücher, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz	10 Jahre
Buchungsbelege, zum Beispiel Rechnungen und Quittungen	8 Jahre
Empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe	6 Jahre

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Ein Beleg als Bilddatei ist zulässig, wenn er mit dem Original bildlich übereinstimmt, während der ganzen Frist verfügbar ist und lesbar gemacht werden kann. Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz sind davon ausgenommen. Bei E-Rechnungen genügt nach den GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 die Aufbewahrung des strukturierten Teils, also der XML-Datei. Ob Sie Papierbelege nach dem Scannen vernichten dürfen, hängt von Ihrem dokumentierten Ablauf ab. Das prüfen wir vor dem Umstieg mit Ihnen.

So steigen Sie um

1. Sie legen mit uns fest, welche Bereiche Sie brauchen und in welchem Rhythmus gebucht wird, monatlich, wöchentlich oder öfter.
2. Wir bestellen DATEV Unternehmen online, legen Ihren Datenbestand an und vergeben die Rechte.
3. Sie installieren DATEV SmartLogin und DATEV Upload mobil auf den Smartphones der Personen, die Belege erfassen.
4. Ihre Geschäftskonten werden angebunden, damit die Kontoumsätze digital eingehen.
5. Sie registrieren das E-Rechnungspostfach und geben Ihren Lieferanten die neue Empfangsadresse.
6. Ab dann laden Sie Belege laufend hoch, wir buchen und stellen die Auswertungen bereit.

Wenn Sie den Umstieg planen, sprechen Sie uns an. Dabei legen Sie mit uns auch fest, welche Belege bis zum Start noch auf Papier kommen.