Lohnabrechnung auslagern: Umfang, Fristen, Haftung und Kosten

Wer die Lohnabrechnung auslagert, gibt die monatliche Entgeltabrechnung, die Meldungen an die Sozialversicherung und die Lohnsteuer-Anmeldung an eine Steuerkanzlei ab. Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber. Er haftet für die Lohnsteuer (§ 42d EStG) und schuldet den Gesamtsozialversicherungsbeitrag (§ 28e SGB IV). Beim Steuerberater kostet die laufende Abrechnung nach § 34 StBVV 6 bis 30 Euro je Arbeitnehmer und Monat, die Lohnsteuer-Anmeldung ist darin enthalten.

Was umfasst die Lohnabrechnung?

Zur Lohnabrechnung gehören neben der Abrechnung für den Mitarbeiter diese Aufgaben:

• Berechnung von Brutto und Netto mit Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer und den Beiträgen zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung
• Meldungen an die Sozialversicherung: An- und Abmeldungen, Jahresmeldungen und, je nach Branche, Sofortmeldungen
• der Beitragsnachweis an jede Krankenkasse, bei der Mitarbeiter versichert sind
• die Lohnsteuer-Anmeldung an das Betriebsstättenfinanzamt
• Lohnjournal und Buchungsliste für die Finanzbuchhaltung
• am Jahresende die elektronische Lohnsteuerbescheinigung

Dazu kommen Lohnsteuer-Außenprüfungen des Finanzamts und Betriebsprüfungen der Rentenversicherung, die nach § 28p SGB IV mindestens alle vier Jahre stattfinden. Wir begleiten diese Prüfungen und klären steuer- und sozialversicherungsrechtliche Zweifelsfragen vorab, etwa zur Einordnung einer Beschäftigung.

Welche Fristen gelten?

Die Lohnabrechnung hängt an festen Terminen. Sie gelten unabhängig davon, wer abrechnet.

Was	Frist	Grundlage
Sofortmeldung (bestimmte Branchen)	spätestens bei Arbeitsaufnahme	§ 28a Abs. 4 SGB IV
Anmeldung neuer Beschäftigter	mit der ersten folgenden Abrechnung, spätestens 6 Wochen nach Beginn	§ 6 DEÜV
Abmeldung	mit der nächsten Abrechnung, spätestens 6 Wochen nach Ende	§ 8 DEÜV
Beitragsnachweis an die Krankenkasse	2 Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge	§ 28f Abs. 3 SGB IV
Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge	drittletzter Bankarbeitstag des Monats, in dem gearbeitet wurde	§ 23 Abs. 1 SGB IV
Lohnsteuer-Anmeldung und Zahlung	10. Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums	§ 41a EStG
Jahresmeldung	spätestens 15. Februar des Folgejahres	§ 10 DEÜV
Lohnsteuerbescheinigung	letzter Tag im Februar des Folgejahres	§ 41b EStG, § 93c AO

Der Anmeldungszeitraum für die Lohnsteuer ist der Kalendermonat, wenn die Lohnsteuer im Vorjahr mehr als 5.000 Euro betrug. Bei mehr als 1.080 Euro bis 5.000 Euro ist es das Kalendervierteljahr, darunter das Kalenderjahr. Die Sofortmeldung gilt unter anderem für Bau, Gastronomie und Beherbergung, Gebäudereinigung, Spedition und Logistik sowie das Friseur- und Kosmetikgewerbe.

Weil die Sozialversicherungsbeiträge noch im laufenden Monat fällig werden, müssen die Stunden und Änderungen eines Monats früh bei der Kanzlei sein. Den Stichtag dafür vereinbaren Sie mit uns.

Wofür haftet der Arbeitgeber?

Der Arbeitgeber haftet für die Lohnsteuer, die er einzubehalten und abzuführen hat, und für Steuer, die durch falsche Angaben im Lohnkonto oder in der Lohnsteuerbescheinigung verkürzt wird (§ 42d Abs. 1 EStG). Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind insoweit Gesamtschuldner, das Finanzamt entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen, wen es in Anspruch nimmt.

Den Gesamtsozialversicherungsbeitrag zahlt der Arbeitgeber, auch den Anteil des Arbeitnehmers (§ 28e SGB IV). Wird zu spät gezahlt, fällt ein Säumniszuschlag von 1 Prozent des rückständigen, auf 50 Euro abgerundeten Betrags für jeden angefangenen Monat an (§ 24 SGB IV). Die Entgeltunterlagen sind bis zum Ende des Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt (§ 28f Abs. 1 SGB IV).

Auch nach dem Auslagern bleibt die Pflicht gegenüber Finanzamt und Krankenkasse bei Ihnen. Geben Sie der Kanzlei die Daten deshalb vollständig und rechtzeitig.

Was bleibt bei Ihnen?

Abrechnung, Meldungen und Anmeldungen übernimmt die Kanzlei. Bei Ihnen bleiben die Angaben, die nur Sie kennen, und die Zahlungen:

• Arbeitsverträge und Vertragsänderungen, etwa bei Gehalt oder Arbeitszeit
• Stunden, Zuschläge, Krankheitstage und Urlaub, für die Aufzeichnung gibt es unsere Vorlage zur Arbeitszeitdokumentation
• Ein- und Austritte, so früh wie möglich und bei Sofortmeldung vor dem ersten Arbeitstag
• Änderungen bei den Mitarbeitern, zum Beispiel Kinder, Adresse oder Krankenkasse
• die Überweisung der Nettolöhne und die Zahlung der Abgaben, soweit dafür kein Lastschriftverfahren eingerichtet ist

DATEV Arbeitnehmer online: Lohndokumente ohne Papier

Mit DATEV Arbeitnehmer online stellen Sie Ihren Mitarbeitern Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise und Lohnsteuerbescheinigungen digital bereit. Die Dokumente liegen in der DATEV-Cloud, die Mitarbeiter rufen sie über das Portal arbeitnehmeronline.de ab. Vorher muss der Arbeitgeber sie freischalten, die Registrierungsunterlagen kommen per Post, angemeldet wird mit einer beliebigen Authenticator-App.

Die Stammdaten neuer Mitarbeiter, die Sofortmeldung und den Abruf elektronischer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen erledigen Sie im Lohnbereich von DATEV Unternehmen online. DATEV plant mit DATEV Personal plus eine Erweiterung, Pilotbetrieb ab dem ersten Quartal 2027, Freigabe für das zweite Quartal 2027 (Stand Oktober 2026).

Was kostet die ausgelagerte Lohnabrechnung?

Für Steuerberater legt § 34 StBVV feste Euro-Rahmen je Arbeitnehmer fest. Die Werte gelten seit der Anhebung zum 1. Juli 2025.

Leistung	Gebühr
Erstmalige Einrichtung der Lohnkonten und Aufnahme der Stammdaten	6 bis 19 € je Arbeitnehmer
Führung der Lohnkonten und Lohnabrechnung	6 bis 30 € je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum
Abrechnung nach Buchungsunterlagen, die Sie erstellt haben	2,50 bis 9,50 € je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum
Abrechnung nach Daten, die Sie selbst erfasst haben	1,20 bis 4,20 € je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum, zuzüglich Datenverarbeitung

Die Lohnsteuer-Anmeldung ist mit diesen Gebühren abgegolten (§ 34 Abs. 6 StBVV). Bei zehn Mitarbeitern liegt die laufende Abrechnung damit zwischen 60 und 300 Euro im Monat, dazu einmalig 60 bis 190 Euro für die Einrichtung, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer. Sonstige Arbeiten rund um den Lohn, etwa die Begleitung einer Prüfung, werden nach Zeit abgerechnet (§ 34 Abs. 5 StBVV).

Minijobber werden ebenso abgerechnet, gemeldet wird an die Minijob-Zentrale. Die Verdienstgrenze liegt 2026 bei 603 Euro im Monat. Mit dem Mindestlohn, der zum 1. Januar 2027 von 13,90 auf 14,60 Euro steigt, erhöht sie sich laut Minijob-Zentrale auf 633 Euro. Was dabei gilt, steht im Beitrag zum Minijob 2026.

Welche Unterlagen braucht die Kanzlei für neue Mitarbeiter?

Geben Sie uns die folgenden Unterlagen am besten vollständig vor dem ersten Arbeitstag. Die passenden Personalfragebögen für Festangestellte, Minijobber und die Sofortmeldung finden Sie unter Downloads.

• ausgefüllter Personalfragebogen
• steuerliche Identifikationsnummer und Geburtsdatum
• Sozialversicherungsnummer
• Name der Krankenkasse
• Arbeitsvertrag mit Beginn, Arbeitszeit und Vergütung
• Nachweise zu Kindern, weil sie den Beitrag zur Pflegeversicherung beeinflussen
• Bankverbindung für die Lohnzahlung
• bei Minijobbern gegebenenfalls der Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht

So geben Sie die Lohnabrechnung ab

1. Wählen Sie den Übergabemonat. Am wenigsten Aufwand macht der Jahresbeginn, weil dann keine Lohnkonten eines laufenden Jahres übernommen werden müssen.
2. Lassen Sie sich vom bisherigen Abrechner die Lohnkonten und Lohnjournale des laufenden Jahres, die Betriebsnummer und die Mitgliedsnummer der Berufsgenossenschaft geben.
3. Erteilen Sie der Kanzlei die Vollmacht für das Finanzamt.
4. Vereinbaren Sie den monatlichen Stichtag für Stunden und Änderungen.
5. Schalten Sie Ihre Mitarbeiter für DATEV Arbeitnehmer online frei.

Wie wir Lohn und Finanzbuchhaltung zusammen führen, lesen Sie unter Finanz- und Lohnbuchhaltung.