Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen: Pflichtangaben und 250-Euro-Grenze

Auf den Bewirtungsbeleg gehören Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen (§ 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG). Findet die Bewirtung in einem Restaurant statt, genügen Anlass und Teilnehmer, wenn Sie die Rechnung des Restaurants beifügen. Diese Rechnung muss aus einer elektronischen Kasse mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) stammen, und ab 250 Euro muss Ihr Name als Leistungsempfänger darauf stehen. Dann sind 70 Prozent der Kosten als Betriebsausgabe abziehbar, die Vorsteuer in voller Höhe.

Welche Angaben gehören auf den Bewirtungsbeleg?

Der Bewirtungsbeleg ist Ihr Eigenbeleg zur Restaurantrechnung. Das Gesetz verlangt schriftliche Angaben zu fünf Punkten:

• Ort der Bewirtung, bei einem Restaurant Name und Anschrift
• Tag der Bewirtung
• Teilnehmer mit Namen, einschließlich Ihrer selbst und Ihrer Mitarbeiter
• Anlass, also der geschäftliche Grund des Treffens
• Höhe der Aufwendungen

Bei einer Bewirtung im Restaurant ergeben sich Ort, Tag und Betrag aus der beigefügten Rechnung. Sie ergänzen dann Anlass und Teilnehmer. Beschreiben Sie den Anlass so, dass ein Außenstehender den geschäftlichen Bezug erkennt, etwa mit dem Projekt oder dem Vertrag, um den es ging. Den Beleg unterschreiben Sie als Bewirtender. Eine Ausfüllhilfe Bewirtungsbeleg mit allen Feldern finden Sie unter Downloads.

Was muss auf der Rechnung des Restaurants stehen?

Die Finanzverwaltung erkennt nur Rechnungen an, die maschinell erstellt, elektronisch aufgezeichnet und mit einer zertifizierten TSE abgesichert sind. Belege, die nur handschriftlich oder ohne diese Absicherung erstellt wurden, erfüllen die Nachweispflicht nicht, und die darin ausgewiesenen Kosten sind dann vollständig vom Abzug ausgeschlossen. Fällt die TSE im Restaurant aus, darf die Kasse weiterlaufen, wenn der Ausfall auf dem Beleg erkennbar ist.

Auf der Rechnung müssen Name und Anschrift des Restaurants, der Tag der Bewirtung und die einzelnen Speisen und Getränke stehen. Eine Sammelposition wie „Speisen und Getränke“ reicht nicht. Der Tag muss mit ausgedruckt sein, ein handschriftlich nachgetragenes Datum oder ein Stempel genügt nicht. Haben Sie unbar bezahlt und vermerkt die Rechnung das nicht, legen Sie den Zahlungsbeleg bei.

Bewirtungsbeleg über 250 Euro: was ändert sich?

Über 250 Euro brutto muss die Restaurantrechnung alle Pflichtangaben einer vollständigen Rechnung enthalten, darunter Ihren Namen als Leistungsempfänger. Bis 250 Euro ist sie eine Kleinbetragsrechnung und braucht nur die Mindestangaben nach § 33 UStDV. Das sind Name und Anschrift des Restaurants, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistungen sowie Entgelt und Steuer in einer Summe mit Steuersatz. Für den Betriebsausgabenabzug muss zusätzlich der Tag der Bewirtung erkennbar sein.

Zu den vollständigen Angaben über 250 Euro gehören die Steuernummer oder USt-IdNr. des Restaurants, eine Rechnungsnummer und Ihr Name als Leistungsempfänger. Nach dem BMF-Schreiben vom 19. November 2025 muss sich der Name des Bewirtenden aus der Angabe des Leistungsempfängers ergeben. Die frühere Erleichterung, nach der der Wirt den Namen von Hand auf der Rechnung vermerken durfte, ist darin nicht mehr enthalten. Bitten Sie deshalb schon beim Bezahlen um eine Rechnung auf Ihr Unternehmen mit Anschrift.

Bei Rechnungen über 250 Euro spielt auch die E-Rechnung eine Rolle. Das Restaurant darf zunächst einen Kassenbeleg ausstellen und ihn nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigen. Welche Übergangsfristen für Rechnungsaussteller gelten, steht im Beitrag zur E-Rechnung.

Wie viel können Sie absetzen?

Aus geschäftlichem Anlass sind 70 Prozent der angemessenen und nachgewiesenen Kosten als Betriebsausgabe abziehbar. Die Vorsteuer ziehen Sie dagegen in voller Höhe ab, denn § 15 Absatz 1a UStG nimmt die 70-Prozent-Kürzung ausdrücklich vom Vorsteuerverbot aus. Speisen im Restaurant werden mit 7 Prozent besteuert, Getränke mit 19 Prozent (§ 12 Absatz 2 Nummer 15 UStG).

Ein Beispiel mit einem Geschäftsessen:

Position	Netto	Umsatzsteuer	Brutto
Speisen (7 %)	150,00 €	10,50 €	160,50 €
Getränke (19 %)	50,00 €	9,50 €	59,50 €
Summe	200,00 €	20,00 €	220,00 €

Abziehbar sind 140 Euro als Betriebsausgabe (70 Prozent von 200 Euro) und 20 Euro Vorsteuer. Die übrigen 60 Euro werden als nicht abziehbare Betriebsausgabe gebucht. Was nach allgemeiner Verkehrsauffassung unangemessen ist, ist insgesamt nicht abziehbar.

Gilt die Kürzung auch, wenn Sie eigene Mitarbeiter bewirten?

Bewirten Sie ausschließlich eigene Arbeitnehmer aus betrieblichem Anlass, liegt kein geschäftlicher Anlass im Sinne von § 4 Absatz 5 EStG vor, und die Kosten sind voll abziehbar (R 4.10 EStR). Nehmen Ihre Mitarbeiter dagegen an einem Essen mit Kunden oder Geschäftspartnern teil, fällt auch ihr Anteil unter die 70-Prozent-Grenze. Bei Betriebsveranstaltungen wie einer Weihnachtsfeier spielt zusätzlich die Lohnsteuer eine Rolle. Bis zu 110 Euro je Teilnehmer und Veranstaltung bleiben für zwei Veranstaltungen im Jahr lohnsteuerfrei, wenn alle Beschäftigten des Betriebs oder Betriebsteils teilnehmen dürfen (§ 19 Absatz 1 Nummer 1a EStG).

Was erlaubt das BMF beim digitalen Bewirtungsbeleg?

Für Bewirtungen ab dem 1. Januar 2025 darf die Restaurantrechnung digital übermittelt werden, eine Papierrechnung dürfen Sie digitalisieren, und auch den Eigenbeleg können Sie digital erstellen. Grundlage ist das BMF-Schreiben vom 19. November 2025. Es ersetzt das Schreiben vom 30. Juni 2021, das für ältere Bewirtungen weiter anzuwenden ist.

Den digitalen Eigenbeleg autorisieren Sie mit einer elektronischen Unterschrift oder einer elektronischen Genehmigung. Der Zeitpunkt der Erstellung und der Genehmigung wird elektronisch festgehalten, und spätere Änderungen dürfen nicht ohne Protokoll möglich sein. Eigenbeleg und Rechnung müssen eindeutig verknüpft sein, ein Verweis, ein Index oder ein Barcode reicht aus. Lässt sich eine Rechnung keinem Eigenbeleg zuordnen, wird der Abzug versagt. Die Belege sind nach den GoBD aufzubewahren, und das Verfahren gehört in Ihre Verfahrensdokumentation. Mit DATEV Unternehmen online laden Sie Rechnung und Eigenbeleg digital hoch, sodass wir sie in der Buchhaltung zuordnen können.

So füllen Sie den Bewirtungsbeleg richtig aus

1. Lassen Sie sich im Restaurant eine maschinelle Rechnung mit TSE-Angaben geben, ab 250 Euro auf Ihr Unternehmen ausgestellt.
2. Prüfen Sie vor dem Gehen, ob Datum und einzelne Positionen aufgedruckt sind.
3. Tragen Sie zeitnah Anlass und alle Teilnehmer ein und unterschreiben Sie, auf Papier oder elektronisch.
4. Verbinden Sie Eigenbeleg und Rechnung eindeutig, beim Scan zum Beispiel in einem Dokument.
5. Trennen Sie Essen mit Kunden von reinen Mitarbeiteressen, weil die Abzugsregeln verschieden sind.

Wenn eine Rechnung die Anforderungen nicht erfüllt, sprechen Sie uns an, bevor Sie den Beleg einreichen. Ob im Einzelfall eine Ausnahme greift, etwa bei Bewirtungen im Ausland, prüfen wir gern.